بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی دارد؟

آشنایی با سیستم بهترین نرم افزار  اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری از فناوری اطلاعات برای ساده‌ سازی و کمک به عملیات اداری، بهبود ارتباطات، افزایش کارایی اداری و بهبود کیفیت خروجی استفاده می ‌کند. نرم افزار اتوماسیون اداری اساساً بر دو عامل استوار است.

اجزای کامپیوتر

فن اوری ارتباطات

اجزای رایانه در دستگاه ‌های اداری تعبیه شده ‌اند و فناوری ‌های ارتباطی با دستگاه‌ های اداری و افراد ادغام می ‌شوند، برای مثال، برگه ‌های حضور و غیاب کارمندان را با یک دستگاه بیومتریک خودکار جایگزین می‌ کنند.

ویژگی های بهترین سیستم اتوماسیون اداری

ویژگی های متعددی برای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب وجود دارد. با این حال، در اینجا برخی از جذاب ترین ویژگی ها وجود دارد که در گروه های زیر طبقه بندی می شوند:

1. ذخیره سازی اطلاعات

این شامل ابزارهای ضبط اطلاعات مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، عکس ها یا صفحات گسترده است. ذخیره سازی اطلاعات معمولاً در پردازشگرهای کلمه یا صفحات گسترده یافت می شود، اما همچنین می تواند پیچیده تر باشد، مانند سوابق رسمی در یک نرم افزار اتوماسیون.

2. تبادل اطلاعات

با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب اعضای تیم می توانند به سرعت اطلاعات را در زمان واقعی مبادله و به اشتراک بگذارند. مثلا ایمیل. ایمیل از یک کامپیوتر و پروتکل شبکه برای ارسال پیام از یک کاربر به کاربر دیگر استفاده می کند. این ایمیل همچنین دارای یک سیستم مدیریت نامه است که نامه را به بیش از یک کاربر معروف به cc و bcc ارسال می کند.

3. مدیریت اطلاعات

سیستم‌ های اتوماسیون اداری می ‌توانند به طور موثر داده ‌های کوتاه ‌مدت و بلند مدت مانند مخارج بازاریابی، برنامه‌ های مالی، مدیریت موجودی، برنامه ‌های تخصیص نیروی کار و غیره را مدیریت کنند. مدیریت وظایف نیز می ‌تواند نظارت و کنترل شود، مانند فعالیت ‌های اداری، زمان ‌بندی جلسات و غیره.

4. چند وظیفه ای هستند

نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند وظایف اداری مختلف را به طور همزمان انجام دهد. به عنوان مثال، می تواند به طور همزمان ورود داده های کاری را پردازش و مدیریت کند.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری بر رشد کسب و کار تأثیر می گذارد

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب این پتانسیل را دارد که گردش کار را به سطح بعدی برساند. در زیر برخی از مهم ترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری آورده شده است:

به حداقل رساندن کار دستی مورد نیاز برای اجرای فعالیت های معمول

حذف کامل خطای انسانی و دستی

کاهش زمان، منابع و هزینه پردازش تکمیل کار

به دست آوردن درک بهتری از معیارهای عملکرد فرآیند

ارتباطات داخلی بهینه و رضایت بهتر کارکنان

بر اساس داده‌ های پیش‌بینی ‌شده، مدیریت می ‌تواند بهترین برنامه برای نتیجه کسب ‌وکار را تعیین کند

افزایش ارزش برند، بهره وری و فروش

افزایش پایگاه مشتری، سود و استرس روانی کمتر برای کارکنان.

• ابزارهای ضروری سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

مهمترین تصمیمی که باید هنگام اجرای نرم افزار دبیرخانه رایگان در سازمان خود بگیرید این است که ابزار مناسبی که باید انتخاب کنید چیست؟ درک ابزار به شما کمک می کند تا تصمیم درستی بگیرید.

1. سازگاری با موبایل

امروزه کارکنان و مدیران کسب و کار همیشه در حال حرکت هستند، به عنوان مثال، تیم فروش و مدیریت آنها. آنها همیشه از فروشندگان بازدید می کنند و داده های فروش را جمع آوری و به مدیریت گزارش می دهند. با یک راه حل سازگار با موبایل، آنها می توانند اطلاعات را از هر کجا تبادل کنند.

2. در دسترس بودن گزارش ها و تحلیل ها

بر اساس داده های ارائه شده، راه حل نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند تجزیه و تحلیل و گزارش هایی برای مدیریت ایجاد کند که ساعات کاری دقیق را برای یک کار خاص نشان می دهد.

3. طراحی آسان گردش کار

ابزار اتوماسیون اداری می تواند گردش کار را طراحی کرده و آن را بهبود بخشد و در نتیجه کارهای اداری را کمتر پیچیده کند. به عنوان مثال، آن ها فرآیند کسب و کار را خودکار می کند و هر عملیات را با حداکثر دقت اجرا می کند.

4. ادغام

یکپارچه سازی نرم افزار اتوماسیون بخش مهمی از هر راه حل در این سیستم است. راه حل مدرن از نرم افزارهای شخص ثالث مختلف برای برآوردن نیازهای کاری شما مانند dropbox، slack، google sheets، نرم افزار CRM، Mailchimp و غیره پشتیبانی می کند.

نکات مهم در رابطه با بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

با استفاده از فناوری و نوآوری انسانی، محیط های کاری به طور مداوم بهره وری و کارایی را بهبود می بخشند. در اینکه چگونه اتوماسیون و ابزارهای نرم افزاری می توانند به سازمان ها در بهینه سازی عملیات روزانه خود کمک کنند، شکی وجود ندارد. با این حال، بسیاری از شرکت‌ ها تمایلی به معرفی فناوری یا متزلزل کردن وضعیت موجود ندارند. به‌عنوان یک رهبر کسب ‌وکار، این شما هستید که باید مواردی را که در حال حاضر کار می‌ کنند را بررسی و حساب کنید.

اول از همه، بیایید تعریف کنیم که اتوماسیون اداری به چه معناست. اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم ‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می ‌کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می ‌شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند. اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا داده ها بدون دخالت انسان حرکت کنند. 

سخن پایانی

در بررسی سیستم اتوماسیون اداری تحت وب باید بدانید که شما می خواهید بتوانید اندازه گیری کنید که آیا ابزار شما به طور مداوم به نفع شما کار می کند یا خیر. استفاده از نرم افزاری اتوماسیون با ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل آن، می توانند از این جنبه مدیریتی برای شما مفید واقع شوند.