چگونه چابکی در مدیریت پروژه، بهره‌وری ساخت‌وساز شهری را افزایش می‌دهد
چابک بیندیشیم، چابک طراحی کنیم و چابک بسازیم
فرض بنیادین اما مستتر در نظامات حاکم بر صنعت ساختمان این است که قاعدتا یک مشاور و طراح همه‌چیز‌دان و مسلط به همه جوانب پروژه وجود دارد که کارفرما و صاحب سرمایه آن را به استخدام خود درمی‌آورد و او بعد از مطالعات جامع و لحاظ‌کردن همه جوانب، پروژه را طراحی می‌کند و در ادامه یک پیمانکار باتجربه و توانمند هم پروژه را اجرا می‌کند و اگر مشکلی هم بود مشاور راهکار‌های مناسب را در اجرا ارائه می‌کند.
طوفان جعفری - دکترای مدیریت پروژه و ساخت
فرض بنیادین اما مستتر در نظامات حاکم بر صنعت ساختمان این است که قاعدتا یک مشاور و طراح همه‌چیز‌دان و مسلط به همه جوانب پروژه وجود دارد که کارفرما و صاحب سرمایه آن را به استخدام خود درمی‌آورد و او بعد از مطالعات جامع و لحاظ‌کردن همه جوانب، پروژه را طراحی می‌کند و در ادامه یک پیمانکار باتجربه و توانمند هم پروژه را اجرا می‌کند و اگر مشکلی هم بود مشاور راهکار‌های مناسب را در اجرا ارائه می‌کند. اگر در فرایند کار هم مشکلی پیش آمد فرض بر این است که لابد طراح از دانش کافی برخوردار نبوده یا کوتاهی کرده یا اینکه پیمانکار/ مجری توان و تجربه لازم را ندارد یا بنا بر منافع، ملاحظاتی را در کارش دخیل کرده است. در صورتی که سال‌ها تجربه و کار پژوهشی در حوزه نظامات طراحی و اجرای ساختمان نشان می‌دهد این فرض از اساس و بنیان غلط است و باید اصلاح شود.
مشکل اساسی دیگر پروژه‌ها تغییرات مکرر و کلافه‌کننده است. از زمان شروع طراحی تا زمانی تحویل ساختمان تغییرات زیادی ناشی از ضعف مهندسی، تغییر شرایط اقتصادی و بازار، تغییر دیدگاه‌های کارفرما، تغییرات و نوسانات کلان اقتصادی، آشفتگی در تأمین مصالح، ضعف فنی پیمانکار و... بر پروژه تحمیل می‌شود. مدیریت این تغییرات فشار مضاعفی به‌ویژه در اجرا به همه عوامل وارد می‌کند و از طرف دیگر تبعات اقتصادی وحشتناکی به همراه دارد. هرچند تبعات اقتصادی آن در جهش‌های قیمت مسکن در اقتصاد ناکارآمد و ناسالم کشور ما - که بنگاه‌های کلان و مؤسسات عظیم مالی هم در آن دخیل هستند - باعث می‌شود ریسک‌ها و مخاطرات مالی تا حد زیادی پوشش داده شوند و به اصطلاح به چشم نیایند اما به هر حال هیچ سرمایه‌گذاری نیست که از کاهش هزینه‌های اجرا و مدیریت بهتر تغییرات و اجرای روان‌تر و کم‌درد‌سرتر پروژه استقبال نکند.
مبنای رویکرد چابک
چارلز داروین تدوین‌کننده نظریه تکامل جمله‌ای دارد به این مضمون که الزاما قوی‌ترین موجودات زنده نمی‌مانند بلکه این سازگار‌ترین موجودات با تغییرات هستند که بقا پیدا می‌کنند. دایناسور‌ها با همین منطق حاکم بر طبیعت منقرض شدند و در دنیای کسب‌وکار امروز هم غول‌هایی نظیر نوکیا و کداک که در زمان خودشان سلطان بلامنازع کسب‌وکار گوشی هوشمند و دوربین‌های عکاسی بودند به دلیل عدم درک و سازگاری با تغییر و تحولات در کسب‌وکار از بین رفتند. پس چابکی الزاما به معنای سرعت بیشتر نیست بلکه سرعت پاسخ، مدیریت و سازگاری با تغییرات است که اساس چابکی را شکل می‌دهد.
برای دستیابی به اهداف سازمان و جمع‌کردن پروژه باید از قیدوبند‌ها رها شد و روی اقدامات و کار‌ها متمرکز شد. گردش کارهای سازمانی و بوروکراسی که به تعبیر ماکس وبر نماد عقلانیت بشر مدرن و جلوه کارآمدی است، گاه خود به یک معضل و عامل بازدارنده در رسیدن به اهداف سازمانی تبدیل می‌شود. برای چابکی باید بر بوروکراسی غلبه کرد. در جهان امروز صنعت نرم‌افزار و فناوری اطلاعات پیشگام رویکردهای چابک محسوب می‌شود که در بیانیه چابکی در سال ۲۰۰۱ نمود یافته است. جمعی از دست‌اندرکاران فناوری اطلاعات با بررسی میزان بالای شکست در پروژه‌های نرم‌افزاری، رویکرد چابک را در مقابل رویکرد کلاسیک مطرح کردند.
در رویکرد چابک برنامه‌ریزی، کنترل پروژه، قرارداد، روال سازمانی در اولویت دوم قرار می‌گیرند و به جای آن تمرکز بر کار، مناسبات انسانی بین همه نقش‌آفرینان در فضای غیر‌رسمی و صمیمی، بازخوردگرفتن مکرر روی محصول به‌ویژه از کارفرما و سرمایه‌گذار، تمرکز بر بازه‌های زمانی کوتاه برای ارائه خروجی از کار‌ها و از همه مهم‌تر پذیرش و آغوش باز به تغییر در اولویت اول قرار می‌گیرد. در این رویکرد پیچیدگی محیط، محدودیت‌های ذاتی هریک از نقش‌آفرینان به صورت مجزا و اجتناب‌ناپذیربودن تغییر به رسمیت شناخته می‌شود اما تأکید می‌شود با آغوش گشاده و لبی خندان باید به استقبال تغییر رفت و سختی‌ها و مخاطرات آن را مدیریت کرد تا پروژه بهتر و سنجیده‌تر مسیر طراحی و اجرای خود را طی کند. باید دقت شود که در اولویت دوم قرارگرفتن برنامه، قرارداد و... در رویکرد چابک به معنای بی‌توجهی و اهمیت این مقولات نیست بلکه به معنای این است که شرایط موجود و پیچیدگی‌های پروژه‌ها و تغییرات مکرر و اجتناب‌ناپذیر، نیازمند این است که مقولات جدیدی به عنوان اولویت‌ها مطرح شوند.
چگونه پروژه‌های ساختمانی را چابک و سبک‌بال به پیش بریم
به طور کلی صنعت ساختمان هم در دنیا و هم در ایران صنعتی ایستا و مقاوم در مقابل تحول است و نظامات حاکم بر آن هنوز بسیار سنتی و قدیمی است. شرایط و پیچیدگی‌های دنیای امروز و چالش‌هایی که این صنعت با آن روبه‌روست اتخاذ رویکردهای چابک را اجتناب‌ناپذیر کرده است. در ادامه نکاتی برای عملیاتی‌شدن فکر، رفتار و عمل چابک در فرایند طراحی و اجرای پروژه‌های ساختمانی با توجه به شرایط و اقتضائات صنعت ساختمان ایران به شرح زیر ارائه می‌شود:
اولویت فکر و رفتار بر تکنیک و ابزار
در درجه اول باید پذیرفت که چابکی بیش از آنکه یک تکنیک و ابزار باشد که در کوتاه‌مدت می‌توان یاد گرفت و با سرعت در پروژه به کار برد، یک رفتار و نگرش است که باید در اعماق وجود افراد و فرهنگ سازمانی نهادینه شود. برای توفیق در چابکی باید اول موضوع در سطح ذهنی و باور‌ها حل شود، آن‌گاه رفتار‌ها و اعمال و تعاملات بر اساس آن صورت گیرد تا نتیجه حاصل شود. به تعبیری چابکی یک تغییر پارادایمی/ بنیادین است.
صمیمیت و نشاط به جای جدیت و عبوسی
فضای طراحی، مهندسی و بالاخص اجرای ساختمان معمولا خشک و عبوس است. در مقابل رویکرد چابک نیازمند فضایی بانشاط و خلاق است که تعاملات بعضا خارج از ساختار و حتی سلسله‌مراتب بین همه نقش‌آفرینان در پروژه را تشویق کند و اجازه دهد هر کدام خارج از چارچوب تنگ سازمانی خود عمل کرده و با مشارکت، همدلی و هم‌افزایی پروژه را جلو ببرند. این موضوع البته نافی نظم، دقت و قاطعیت در پروژه نیست و مدیران باید در عین صمیمیت، صلابت مدیریتی خویش را حفظ کنند و این امر در صنعت ساختمان و در حین اجرا که کار‌ها پرچالش و مناسبات پرمسئله است اهمیت بسیاری دارد. به تعبیر سعدی: خشم بیش از حد گرفتن وحشت آرد و لطف بی‌وقت هیبت ببرد. نه چندان درشتی کن که از تو سیر گردند و نه چندان نرمی که بر تو دلیر شوند.
عبور از ساختار‌های دست‌وپاگیر و کندکننده
هرچند هر ساختار و سازمانی برای خود الگو‌ها و گردش کارهای تعریف‌شده و روشنی دارد که افراد باید در چارچوب آنها تعامل کرده و اقدام کنند اما یکی از مشکلات کلیدی و معضلات اساسی در مدیریت پروژه‌های ساختمانی ناشی از همین ساختار‌های ناکارآمد، ناسالم و کندکننده است. رویکرد چابک تلاش می‌کند تا حدی که به بی‌نظمی و بی‌انضباطی منجر نشود، ساختار‌های سازمانی را محدود کرده و اجازه دهد تعاملات انسانی و انگیزه‌های نقش‌آفرینان در پروژه، کار را به جلو ببرند.
رویکرد چرخه‌ای به جای رویکرد خطی
در سیستم‌های چابک محصول، اسناد و اجرای ساختمان باید به صورت چرخه‌ای و با دریافت بازخورد تکمیل شود. به این معنا که تیم‌های مختلف تخصصی در یک بازه زمانی کوتاه‌مدت روی خروجی‌ها توافق می‌کنند و با مشارکت تیمی آن را تکمیل کرده و روی آن بازخورد دریافت می‌کنند و بر اساس بازخورد‌ها چرخه بعدی تکمیل محصول را شروع می‌کنند تا به تدریج و بر اساس دریافت بازخورد، محصول یا طرح کامل شود. برای این موضوع باید وسواس و کمال‌گرایی کنار گذاشته شود.
عدم نیاز به برنامه‌ریزی بلندمدت با جزئیات
یکی از محل‌های چالش در پروژه‌های ساختمانی صرف زمان زیاد برای برنامه‌ریزی بلندمدت با جزئیات بالاست. هنوز برنامه تمام نشده که با اتفاقات و تصمیماتی کل مبانی برنامه زیر سؤال می‌رود و برنامه‌ریزی مجدد در دستور کار قرار می‌گیرد. به جای برنامه‌ریزی بلندمدت و تمرکز روی جزئیات آن، باید ضمن در نظر داشتن یک افق بلندمدت، روی بازه‌های زمانی کوتاه‌مدت و تدقیق اقدامات برای حصول به آن توافق کرد. در رویکرد چابک، افق‌ها و راهبرد‌ها بلندمدت و برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت است.
لحاظ‌کردن ریسک‌ها در تصمیمگیری
پروژه‌های ساختمانی با مخاطرات فراوان و چالش‌های زیادی روبه‌رو هستند. در رویکرد چابک باید خیلی به مخاطرات و ریسک‌ها دقت کرد، چراکه ممکن است تصمیمگیری بدون لحاظ‌کردن آنها تبعات جدی در پی داشته باشد. برای این منظور مدیریت نظام‌مند ریسک‌ها و استفاده از نتایج و یافته‌های آن در تصمیم‌گیری‌ها می‌تواند به تصمیمات سنجیده و دقیق‌تر کمک کند.
به جای ترس، حدی مقبول از اشتباه را پذیرا شویم
یکی از عوامل جدی و مشکل‌ساز در روند تکمیل طرح و بعضا اجرای یک پروژه ساختمانی ترس از اشتباه و صرف زمان زیاد برای اجتناب از آن است. ذهنیت جامع‌نگر و کمال‌گرا و ترس از اشتباه، ترمز مدیریت چابک است. هرچند با لحاظ‌کردن مخاطرات و مدیریت ریسک تلاش می‌کنیم احتمال وقوع و اثرگذاریِ ریسک‌ها و اشتباهات بر اهداف پروژه‌ها را کم کنیم اما صرف زمان و وسواس در کار برای به صفر رساندن اشتباه نه شدنی است و نه مقعول و چه بسا نه‌تنها باعث اتلاف زمان می‌شود بلکه خود منشأ مخاطرات جدیدی در پروژه می‌شود. در سیستم چابک باید نگاه به اشتباهات را تعدیل کرد. ضمن اینکه با عقلانیت و لحاظ‌کردن تجربیات گذشته باید از اشتباهات قابل پیشگیری احتراز کنیم یا حداقل احتمال وقوع و اثر آنها را کم کنیم، اما باید برای یافتن راه‌های تازه و خلاقانه و افزایش نوآوری اجازه اشتباه‌کردن هم به خودمان بدهیم. نترسیدن از اشتباهات و ریسک‌پذیری معقول، پایه نوآوری و مدیریت چابک و اثربخش پروژه‌های ساختمانی است. مهم این است که اگر اشتباه کردیم بلافاصله شرایط را تحلیل و از اشتباهات، دانش قابل استفاده برای کارهای بعدی را استخراج کنیم.
رویکر‌د‌ها و روش‌های چابک بیشتر در فرایند طراحی و مهندسی یک ساختمان قابل اعمال هستند اما ذهنیت، رفتار و اعمال چابک قطعا اجرای ساختمان را هم روان‌تر و کم‌مخاطره‌تر می‌کند. اگر چابک‌تر و سبک‌بارتر شویم، ذهن‌ها را آزاد کنیم و به جای اصالت‌بخشی به برنامه و قرارداد بر کار و تعاملات انسانی تمرکز کنیم، پروژه‌ها راحت‌تر و مطمئن‌تر به سرانجام می‌رسند.
