فرم‌های اداری یکی از ابزارهای اصلی برای جمع‌آوری اطلاعات و نظرات محسوب می‌شوند و امروزه با گسترش فناوری اطلاعات و نرم‌افزارهای سازمانی مثل اتوماسیون اداری، فرم‌های کاغذی جای خود را به فرم‌های الکترونیکی داده‌اند؛ پیش از این اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه زیرسیستم فرم ساز، امکان طراحی انواع فرم‌های اداری و به گردش انداختن آن‌ها در قالب فرایند و یا در قالب بدنه نامه را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم کرده بود، اما حالا با توسعه سیستم فرم ساز، امکان جمع‌آوری یکپارچه و متمرکز اطلاعات، نظرات و داده‌ها را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم کرده است.

با استفاده از فرم ساز فراگستر، می‌توانید همانند فرم سازهای عمومی – مانند Google Forms – اطلاعات، نظرات و داده‌های ثبت شده درون فرم‌های الکترونیکی را به صورت ساختاریافته و متمرکز در محیط اتوماسیون اداری، در اختیار داشته باشند. در ادامه به معرفی قابلیت فرم الکترونیکی در فرم ساز اتوماسیون فراگستر و همچنین کاربرد آن در جمع‌آوری اطلاعات و نظرات می‌پردازیم.

نرم افزار فرم ساز فراگستر چه قابلیت هایی دارد؟

این نرم افزار یکی از زیرسیستم‌های یکپارچه و تخصصی اتوماسیون شرکت فراگستر است؛ با استفاده از این زیرسیستم، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و تنها با Drag&Drop طیف گسترده‌ای از فیلدهای اطلاعاتی بهینه‌سازی‌شده، فرم‌های اداری ساده و پیچیده‌ای را طراحی نمایند. علاوه بر این، به کمک قابلیت یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با دیگر سامانه‌های سازمان، امکان فراخوانی اطلاعات و داده‌ها از دیگر سامانه‌ها و استفاده از آن‌ها در فرم‌های اداری نیز در فرم ساز فراگستر فراهم شده است. هدف توسعه این زیرسیستم، سهولت در طراحی و پیاده‌سازی فرم‌های اداری و همچنین جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات به صورت ساختاریافته است.

فرم ساز فراگستر 2 راهکار برای پیاده‌سازی فرم‌ها در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد؛ راهکار اول – همان‌طور که در ابتدا نیز اشاره کردیم – گردش فرم‌ها در سازمان، در قالب بدنه نامه است. در این روش پیاده‌سازی فرم‌های اداری، فرم‌ها پس از ارسال توسط کاربران، در کارتابل فرد گیرنده به عنوان یک نامه جای می‌گیرد و افراد برای جمع‌آوری و بررسی اطلاعات درون فرم‌ها، باید آن‌ها را تک به تک مشاهده نمایند. این راهکار بیشتر مناسب فرم‌هایی است که نیاز به گردش در سازمان و یا اخذ تاییدات و امضاهای لازم دارند.

راهکار دوم پیاده‌سازی فرم‌های طراحی شده، در قالب فرم الکترونیکی است؛ در این راهکار، کاربران برای ثبت اطلاعات و نظرات خود، نیازی به انتخاب قالب نامه، انتخاب گیرنده و ارسال آن ندارند و می‌توانند همانند فرم‌های طراحی شده با فرم سازهای عمومی مثل Google Forms، اطلاعات و نظرات خود را در قالب فرم الکترونیکی در سیستم وارد کنند، تا این اطلاعات به صورت خودکار و به شکلی ساختاریافته و یکپارچه در سیستم ذخیره شوند.

استفاده از فرم‌های الکترونیکی فراگستر، بهترین راهکار برای جمع‌آوری اطلاعات و نظرات در بستر اتوماسیون اداری محسوب می‌شود؛ زیرا در این راهکار، فرد مسئول می‌تواند تنها با چند کلیک ساده، تمامی نظرات، اطلاعات و داده‌های ثبت شده کاربران مختلف در فرم‌های الکترونیکی را، به صورت یکپارچه و متمرکز و در قالب یک فایل اکسل ساختاریافته، در اختیار داشته باشند و مورد ارزیابی و بررسی قرار دهند و یا گزارش‌های متنوعی به کمک آن تهیه نمایند.

چرا فرم ساز فراگستر را پیشنهاد می کنیم؟

زیرسیستم فرم ساز فراگستر، تنها فرم ساز در اتوماسیون اداری است، که قابلیت طراحی و پیاده‌سازی فرم‌های الکترونیکی – راهکار دوم – در محیط اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند. با استفاده از قابلیت‌های این زیرسیستم، می‌توانید در کمترین زمان ممکن، انواع مختلفی از فرم‌ها – مانند نظرسنجی، انتقادات و پیشنهادات، گزارش کار، رزرو غذا و... – را طراحی کنید و سپس در قالب فرم الکترونیکی در میز کار هوشمند اتوماسیون در اختیار کاربران قرار دهید و پس هر زمان که نیاز داشتید، تنها با چند کلیک ساده، تمامی نظرات و اطلاعات ثبت شده درون هر فرم‌ها، به صورت ساختاریافته و یکپارچه در قالب فایل اکسل در اختیار داشته باشید.

برخی دیگر از مزایای فرم ساز فراگستر عبارت‌اند از:

• سهولت در طراحی و پیاده‌سازی فرم‌های الکترونیکی
• ارائه نتایج به صورت تجمیعی، یکپارچه و ساختاریافته
• تسهیل پیاده‌سازی نظام انتقادات و پیشنهادات
• افزایش سرعت جمع‌آوری نظرات، اطلاعات و داده‌ها
• کاهش خطای انسانی در جمع‌آوری اطلاعات و نظرات
• تسهیل فرایند گزارش‌گیری از اطلاعات، داده‌ها و نظرات
• و...

برای آشنایی بیشتر با فرم ساز فراگستر و قابلیت‌ها و مزایای آن در جمع‌آوری اطلاعات و نظرات در محیط اتوماسیون اداری، می‌توانید به ادرس www.faragostar.net/bpms/business-form مراجعه فرمایید و علاوه بر فرم ساز، اطلاعات کاملی از دیگر زیرسیستم‌های این سامانه اتوماسیون اداری نیز به دست بیاورید.